Meeting a distanza ai tempi del covid. Ne parliamo con l’esperto Patrick Facciolo

Oggi con Patrick Facciolo cercheremo di capire quali sono le difficoltà di fare meeting a distanza e webinar, e di come ottimizzarne la riuscita. Patrick Facciolo è dottore in tecniche psicologiche e giornalista, si occupa di divulgazione, formazione e coaching sui temi del Public Speaking, l’arte di parlare in pubblico. È ideatore di Parlarealmicrofono.it e del podcast “Public Speaking Professionale”.

Patrick dice di sé: Sono molto curioso, e per questa ragione cerco di non fermarmi dove le cose sembrano già definite, ma provo ad andare oltre. “Innamorati del problema, non della soluzione”, come dice Uri Levine: questo è il mio modo di approcciare la realtà. Il mondo talvolta richiede soluzioni facili con metodi veloci, che però spesso non soddisfano la mia sete di comprensione, ed è la ragione per cui cerco di andare un po’ più a fondo nei problemi.

Se prima eravamo restii o pigri a usare la webcam e il microfono, oggi ci siamo dovuti adattare all’esigenza di utilizzare questi strumenti per comunicare in pubblico sul web. In cosa si differenzia la didattica a distanza per le scuole, dai webinar che vengono fatti in azienda?
Si tratta di due attività apparentemente simili, ma allo stesso tempo diverse. Quando parliamo di webinar aziendali la motivazione dei partecipanti può essere diversa rispetto a quanto accade nei contesti scolastici. In azienda si coopera volta per volta per specifici obiettivi, spesso diversi in base al progetto, e le persone lavorano anche in funzione di altre variabili (stipendio, avanzamento di carriera, ecc). Inoltre, nei seminari online (webinar) svolti dalle aziende, una difficoltà ulteriore può derivare dal fatto che i partecipanti possono essere così tanti che non è possibile vederne i volti sul monitor. In questo caso il relatore ha un rapporto esclusivo con la telecamera, e imparare a utilizzarla bene assume un significato ancora più importante. Inoltre, a differenza di una lezione scolastica, la cui finalità è solitamente formativa/educativa, negli eventi aziendali talvolta lo scopo può essere di tipo motivazionale (si pensi a eventi rivolti alle forze vendita di un’azienda).

Il Public Speaking tradizionale, ovvero l’arte di parlare in pubblico, è simile al Public Speaking a distanza?
In linea generale sì, ci sono però delle differenze. Quando facciamo una conferenza di persona il pubblico può osservare la nostra figura per intero, e osservare così la nostra gestualità, postura e movimenti. Con la webcam invece spesso viene inquadrato soltanto il volto. Questa è una delle differenze più importanti.

Quanto può condizionare la soglia di attenzione il fatto di trovarsi a distanza e non in presenza?
È innegabile che la soglia di attenzione a distanza sia un po’ diversa, così come può capitare che ci siano fattori che distraggono o disturbano la nostra attenzione. Per questa ragione è importante fare interventi più brevi. Un rapporto ragionevole in alcuni casi può essere di 1 a 3, ovvero un intervento di tre ore in presenza, se le condizioni lo consentono, può trasformarsi in un’ora in modalità online. Quando, però, le formazioni prevedono un monte ore più lungo, diventa importante intervallare le varie lezioni con delle pause adeguate.

La webcam può inibire la nostra capacità comunicativa o comunque metterci in difficoltà. Non tutti si “vedono” volentieri nello schermo. Per cercare di ottimizzare la nostra immagine, cosa si può fare?
Quando usiamo la webcam integrata nel portatile, spesso l’inquadratura è dal basso verso l’alto. Per questo sarebbe il caso di tenere il computer un po’ più sollevato, attraverso un supporto adeguato. Volendo, potremmo usare una webcam esterna, in modo che l’inquadratura risulti a mezzo busto, e possa quindi includere anche la gestualità di mani e braccia. Ricordiamoci poi che è importante imparare, per quanto possibile, a rivolgere il nostro sguardo alla webcam, affinché il nostro pubblico si senta guardato, anche quando dall’altra parte non vediamo nessuno (come nel caso di webinar molto numerosi). È importante utilizzare con attenzione il linguaggio: il pubblico è lì anche se non lo vediamo, per questo dobbiamo comunque ricordarci di citarlo e coinvolgerlo.

Quanto può essere utile avere uno sfondo adeguato, evitando scorci improbabili della nostra casa?
Le aziende e i professionisti spesso investono molto in design, brochure, siti internet, ed è un peccato quando si organizza un webinar e si finisce per utilizzare come sfondo la cucina di casa propria. Nulla contro le cucine ovviamente, ma per favorire la propria “immagine coordinata” c’è una soluzione alla portata di tutti. Molte piattaforme per web conference permettono infatti di utilizzare il cosiddetto “green screen”, ovvero un pannello verde (che si può acquistare online), da posizionare dietro il relatore. La piattaforma stessa riconoscerà il colore verde, e lo sostituirà con uno sfondo personalizzato: potrebbe essere per esempio la foto del proprio ufficio. Ho parlato di questi aspettti in un ebook gratuito in formato PDF (che si può richiedere qui), pubblicato a marzo scorso sul mio sito.